Features & Leistungsumfang

Allgemeine Vorteile

  • Ab einem Monat buch- und kündbar! (Mindestvertragslaufzeiten gibt es nur für den Fall, dass jährlich oder quartalsweise gezahlt wird)
  • Preisgünstiger als die Konkurrenz. Wenn du eine günstigere Software findest, melde dich gerne bei uns.
  • Von Bookern für Booker entwickelt.
  • Mehrsprachiges Interface. Nutze das gleiche Programm mit Kollegen aus dem Ausland.
  • Verschiedene Währungen (EUR, GBP, USD).
  • Kein technisches Know-How nötig.
  • Zugriff von überall in der Welt. Man braucht nur Internet!
  • Responsive Layout. Für alle Endgeräte geeignet. Vom Smartphone bis zum PC.
  • Teile alles mit deinem Team. Nie wieder doppelte Arbeit oder Listen!
  • Du erschaffst automatisch ein Archiv. Die Struktur wird deine Arbeitsqualität und Übersicht steigern.
  • Nie wieder komplizierte und endlose Excel-Ansammlungen.
  • Maximale Automatisierung von wiederkehrenden Prozessen, wie der Erstellung von Verträgen und Rechnungen oder dem Versenden von Anfragen. Spare Zeit und vermeide Fehler!

  • Im Problemfall ist eine Fernwartung möglich! Kein Technikerbesuch nötig.
  • Einrichtung der ersten Vertrag- oder Rechnungsvorlage auf Wunsch durch uns gratis
  • gratis Updates!

Detaillierter Leistungsumfang

Datenbank

Lege Datensätze an und verwalte sie alleine oder mit Kollegen. Jeder Datensatz verfügt über einen Versionsverlauf, sodass du sehen kannst wer was wann verändert hat. Somit ist der Arbeitsablauf protokolliert. Erfasse Festivals, Clubs, Firmen, Adressen, Personen, Shows, Touren, Termine, Künstler, Mitglieder, Dateien, Verträge, Rechnungen und Aufgaben.

Verwalte Clubs und Festivals samt ihrer Finanzen und verteile Zuständigkeiten an die Booker. Steuere den Bearbeitungsstatus deiner Anfragen zum Event. Arbeite mit Wiedervorlagen und Erinnerungen um alle Anfragen pünktlich zu versenden. 

Erschaffe ein Archiv aller Shows und profitiere von der Übersichtlichkeit. Manage die Finanzen und alle Details zur Show - von der Gästeliste bis zur Backline. Stelle die Showmöglichkeiten zusammen, reserviere Termine oder sage Shows ab.

Erstelle Touren mit einem oder mehreren Künstlern. Weise der Tour Shows zu, plane die Tourtage und verwalte die Show- und Tourfinanzen. Du erhältst den Tourplan als Listenansicht, Kalenderansicht und auf der Karte. Die Karte stellt außerdem die Reiseroute dar, sowie die vereinbarten Exklusivitätsbedingungen um mögliche Konflikte zu erkennen. Eine Dokumentenablage bietet die Möglichkeit alle nötigen Tourunterlagen an einem Platz zu sammeln.

Eine perfekte Übersicht all deiner Termine, wie Shows, Deadlines oder sonstige für dich relevanten Events. Der Kalender wird automatisch durch die Datensätzen aus dem System befüllt, sodass dir nichts mehr entgeht. Filter deinen Kalender, wie du ihn benötigst und erhalte immer auf einen Blick die Vorschau der nächsten Tage.

Verwalte all deine Kontakte und weise ihnen Rollen zu. Die Verknüpfungen eröffnen dir dann neue Übersichtsmöglichkeiten um Anfragestrategien zu entwicklen und Doppeleingaben zu verhindern.

Nutze auf jeder Seite die Suchfunktion, um in der Datenbank fündig zu werden. Finde Verträge, Events oder Kontaktdaten - alles ist suchbar.

Verwalte Aufgaben indem du sie anlegst, bearbeitest, Personen zuweist oder Prioritäten steuerst. Filtere Aufgaben nach Personen oder nach ihrem Bearbeitungsstatus. Überfällige Aufgaben werden gesondert angezeigt, sodass du immer weißt was dringend zu erledigen ist. Durch das mögliche Controlling erhöhst du die Produktivität und vermeidest Dinge zu vergessen.

Verwalte deine Künstlergruppen und dessen Mitglieder. Speichere alle relevanten Daten, von der Allergie bis hin zur Mindestgage. Erhalte eine Übersicht aller Shows und Termine des Künstlers.

Verwalte Adressen und Firmen und weise ihnen Rollen zu. Die Verknüpfungen eröffnen dir dann neue Übersichtsmöglichkeiten, um das zu finden wonach du suchst und Doppeleingaben zu verhindern. Außerdem erhältst du durch die Verwaltung der Geo-Adressdaten die Möglichkeit einer Kartendarstellung.

Nach dem Login kommst du auf das Dashboard. Dort kannst du auf einen Blick sehen, was passiert ist und was für dich relevant ist. Hole dir einen Überblick was in deiner Agentur passiert.

Erstelle deine eigene Genre- oder Prioritätenstruktur und benutze sie um von einem Genrematching an vielen Stellen zu profitieren. Mit den Prioritäten steuerst du was wichtig und unwichtig ist. Von der Aufgabe bis zum Event. Jedes Genre und jede Priorität besitzt außerdem eine Übersicht aller zugehörigen Datensätze.

Buchhaltung / Backoffice

Erstelle in nur wenigen Klicks Verträge auf Basis von den im System vorhandenen Daten. Dies geschieht mit Hilfe von .docx Vorlagen (Software: Word), die von dir frei gestaltet werden können. Danach kannst du in wenigen Sekunden Verträge ganz im optischen Stil deiner Agentur generieren. Gleichzeitig erstellst du dir ein Archiv der Dokumente, somit wirst du alles wieder finden, wenn du es brauchst. Nie wieder kramen oder Flüchtigkeitsfehler.

Aufgrund der von dir frei gestalteten Vorlagen, sind auch Szenarien wie Vertragskorrekturen oder Vertragsauflösungen möglich. Du kannst unbegrenzt viele Vorlagen anlegen. Wir arbeiten mit Platzhaltern und bieten aktuell 107 automatische Platzhalter an (Stand 13.12.18).

Neu: Einrichtung der ersten Vorlage durch uns auf Wunsch gratis!

Erstelle in nur wenigen Klicks Rechnungen auf Basis von den im System vorhandenen Daten. Dies geschieht mit Hilfe von .docx Vorlagen (Software: Word), die von dir frei gestaltet werden können. Danach kannst du in wenigen Sekunden Rechnungen ganz im optischen Stil deiner Agentur generieren. Gleichzeitig erstellst du dir ein Archiv der Dokumente, somit wirst du alles wieder finden, wenn du es brauchst. Nie wieder kramen oder Flüchtigkeitsfehler. Die Rechnungspositionen sind frei wählbar - von der Gage bis zu Produktionskosten.

Aufgrund der von dir frei gestalteten Vorlagen, sind auch Szenarien wie Stornorechnungen oder Gutschriften möglich. Du kannst unbegrenzt viele Vorlagen anlegen. Wir arbeiten mit Platzhaltern und bieten aktuell 45 automatische Platzhalter an (Stand 13.12.18).

Neu: Einrichtung der ersten Vorlage durch uns auf Wunsch gratis!

Alle über das Interface generierten Dokumente, wie Verträge und Rechnungen, werden in der Datenbank abgelegt. Außerdem kannst du alle deine eigenen Dokumente im System ablegen. Dadurch erstellst du automatisch ein Archiv und findest alle Dokumente an der entsprechenden Stelle wieder.

Auf den Rechnungs- und Vertragsübersichtsseiten kannst du auf einen Blick erkennen, wie der Vertragsstatus ist oder ob Rechnungen bezahlt sind, um eventuell weitere Schritte einzuleiten. Du generierst quasi automatisch eine Offene-Posten-Liste. Auch bei den einzelnen Shows kannst du sehen, ob das Vertrags- und Rechnungsthema bereits erledigt ist oder eben nicht.

Tourneen bestehen aus vielen einzelnen Shows. Die Tourauswertung ermöglicht es, alle Kosten und Einnahmen der Shows innerhalb der Tour zu sammeln und auszuwerten. Es erfolgt eine Verrechnung mit den allgemeinen Tourkosten (z.B. Nightliner-Miete), sowie den allgemeinen Toureinnahmen (z.B. Sponsorings). Am Ende steht dann das wirtschaftliche Ergebnis der Tour.

Unser System bietet dutzende Übersichtsseiten mit Zwischenberichten. Ein Beispiel ist das Dashboard mit der Darstellung der Deals, Rechnungen und Verträge pro Woche. Profitiere von automatisierten Einnahme-/Ausgabenberechnungen, Tortendiagrammen, Balkendiagrammen und Kurvendiagrammen.

Kommunikation und Interaktion

Versende und empfange private Nachrichten. Kommuniziere vertraulich mit deinen Kollegen. Bei Nachrichteingang erhältst du direkt eine Benachrichtigung und kannst so auf kurzem Wege direkt deine Anliegen klären.

Die meisten Datensätze kannst du kommentieren. So kannst du weitere Information mit deinen Kollegen teilen und auch öffentlich kommunizieren. Weiterhin hast du die Möglichkeit an vielen Stellen im System Notizen zu hinterlassen. Du kannst so ganze Gesprächsprotokolle oder Verläufe erstellen.

Lege fest wer aus dem Team sich um einzelne Festivals, Clubs, Touren, Künstler oder Shows kümmert. Verantwortliche Personen erhalten dann bei Updates vorrangig Benachrichtigungen vom System und können aufgrund diverser Filter sehen, was sie noch zu tun haben. Gleichzeitig kann jeder schauen wer für was zuständig ist und die Anliegen an den zuständigen Ansprechpartner weiterleiten.

Erstelle Aufgaben und weise diesen Personen zu. Setze Beobachter und erhalte Benachrichtigungen. So verlierst du nicht aus den Augen, was noch zu tun ist. Überfällige Aufgaben werden gesondert dargestellt und Filtermöglichkeiten ermöglichen es dir für jedes Teammitglied alles im Blick zu haben. Innerhalb der Aufgaben kannst du dann Kommunikationsverläufe erstellen und dir auch die Aufgaben teilen oder Dinge besprechen. Mit der Aufgabenverwaltung kannst du Gedanken aus dem Kopf streichen und sie in Form bringen. Du hast dann keine Chance mehr etwas zu vergessen.

Wenn du einen neuen Datensatz erfasst, ist es grundsätzlich möglich, dass all deine Kollegen diese bearbeiten können. Zur besseren Kontrolle gibt es einen Bearbeitungsverlauf der Datensätze. Das System sorgt außerdem dafür, dass nur eine Person an einem Datensatz arbeitet. Sollte eine zweite Person zeitgleich einen Bearbeitungsversuch starten, so zeigt das System eine Konfliktmitteilung an bis die Bearbeitung abgeschlossen ist.

Allgemeines

Du kannst auch gemeinsam mit Kollegen im gleichen System arbeiten, die eine andere Sprache sprechen oder andere Währungen oder Zeitformate verwenden. Dir fehlt eine Region? Kein Problem, melde dich!

In der Künstleransicht gibt es ein automatisches System, welches passende Events anhand von übereinstimmenden Budgetvorstellungen oder übereinstimmenden Genres auflistet. Events verwenden diese Funktion auch und zeigen dementsprechende Übereinstimmungen an. Dies schafft Raum für Künstlervorschläge an Events die man sonst nicht bedacht hätte.

Du kannst deine Datenbank jederzeit in eine CSV-Datei exportieren. Das umfasst Adresse, Kontaktpersonen, Firmen, Termine, Clubs, Festivals und deren Ausgaben.

Jeder Mitarbeiter erhält ein Benutzerkonto, so kann auch nur dieser anhand von Logindaten dieses Konto bedienen. Nach dem Login hinterlässt der Anwender Spuren beim Arbeiten an der Datenbank welches eine Zuordnung von Aktionen auf ein einzelnes Benutzerkonto ermöglicht und nachvollziehbar macht.

Unser Interface ist SSL verschlüsselt und wir führen regelmäßige Backups durch. Durch Benutzerrechte sowie weitere Software schützen wir das System vor äußeren Eingriffen.

Du hast die Möglichkeit fertige Anfrageformulare pro Künstler oder für alle Künstler auf externen Seiten einzubinden. Diese Anfragen erscheinen dann direkt in giBoo und die Bearbeiter werden über diesen Eingang informiert.

Diese Funktionalität hilft dir den Überblick zu behalten. Du wirst per Popup über Systemupdates informiert und erhältst an mehreren Stellen Hinweise zu dringenden oder überfälligen Terminen und Aufgaben.

Wir arbeiten im System mit Geo-Adressdaten und versuchen diese Daten dann auch optisch an vielen Stellen auf einer Karte anzuzeigen. Viele Karten kann man auch filtern, sodass man beispielsweise auf der Gesamtkarte nur Hotels oder Flughäfen anzeigt. Tourkarten können auch Reiserichtungen anzeigen oder vereinbarte Exklusivitäten der einzelnen Shows darstellen.

Erstelle so viele Benutzerkonten für deine Kollegen, wie es dein gebuchter Plan zulässt. Du kannst diese Konten bearbeiten, de-/aktivieren und verwalten. Weise ihnen verschiedene Rollen zu, um gewisse Kompetenzen einzuräumen oder zu entziehen.

Mögliche zukünftige Features

Drucke Seiten aus giBoo oder exportiere sie in ein PDF. Die Daten kannst du dann perfekt weiterverarbeiten oder an Kollegen und deine Künstler weitergeben.

Momentan erhältst du Benachrichtigungen nur innerhalb des Systems. Der nächste Schritt ist es, Benachrichtigung über Updates in giBoo auch per Mail zu erhalten.

Sind erst mal die Förmlichkeiten geklärt, kann aus den gesammelten Daten eine automatisch generierte Mail an die Vertragsparteien geschickt werden um die Show zu bestätigen und Informationen zu verteilen.

Wer ist und war von wann bis wann im Büro? Schiebt schon wieder jemand Überstunden? Wer ist krank und wer hat bald und wie lange Urlaub?

Sende über das System Buchungsanfragen anhand von vorgefertigten Vorlagen oder ganz individuell an die richtigen Ansprechpartner der Clubs und Events. So vertauschst du nie mehr Veranstalter oder Events und sparst dir unendlich viel Zeit.

Sende automatische Newsletter an gesonderte Kontaktlisten aus dem System. Informiere über neue Bands oder Tourangebote.